«Automatitzar» sona a una cosa que fan les empreses grans, amb departaments de tecnologia i pressupostos que els negocis petits no tenen. A la pràctica és just al revés: com més petit és l'equip, més es nota cada hora perduda en tasques repetitives.
El problema no és de mida, és de símptomes. Si et sonen uns quants dels senyals de sota, probablement ja estàs perdent hores que podries recuperar.
Els senyals més habituals
- —Repeteixes la mateixa tasca diverses vegades al dia: copiar una comanda del WhatsApp a un Excel, o d'un Excel a una factura.
- —Només tu saps com funciona alguna cosa. Si marxes una setmana de vacances, aquell procés s'atura o es fa malament.
- —Contestes les mateixes preguntes cada dia: preu, horari, disponibilitat, per WhatsApp, Instagram o telèfon.
- —Tanques el mes repassant diverses fonts a mà per saber quant has venut o quant et deuen.
Un test de dos minuts
Agafa una setmana normal de feina i apunta, encara que sigui a ull, quantes hores dediques a tasques que no demanen decidir res: només copiar, passar, respondre o repassar. Si el número et sorprèn (i gairebé sempre sorprèn), ja tens la resposta.
Per on començar
No cal automatitzar-ho tot de cop. El que millor funciona és identificar la tasca que més temps et pren (no la més «tecnològica», sinó la més repetitiva) i començar per aquí. La resta pot esperar.